Comment se libérer des tâches administratives

Comment se libérer des tâches administratives
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Pour ce retour à la vidéo, je vais vous présenter quelqu’un qui va vous libérer des tâches administratives liées à votre activité d’auteur auto-édité.

Vous êtes un auteur auto-édité qui doit écrire, mettre en page, publier et promouvoir son livre tout seul. Mais vous êtes également le parent d’enfants qui réclament votre attention. Vous êtes aussi le conjoint de celui ou celle qui partage votre vie et qui souhaite vous voir disponible de temps en temps. Vous êtes aussi un salarié ou un travailleur indépendant avec des contraintes professionnelles fortes qui vous prennent du temps.

Bref, vous êtes au taquet et vous ne savez pas si vous devez passer les quelques minutes libres qu’il vous reste à écrire votre prochain roman, à faire la promotion de votre roman sur Facebook ou à préparer la facture de votre dernière séance de dédicace.

Cette semaine, je vous propose de rencontrer une femme qui peut vous aider à faire ce choix. Son nom est Émilie Varrier et elle est assistante administrative pour auteur auto-édité.

J’ai récemment eu le plaisir d’avoir un long entretien avec elle. Entretien pendant lequel elle m’a expliqué en quoi consiste son travail, le soutien qu’elle apporte aux auteurs auto-édités et en quoi elle peut vous rendre la vie plus facile.

Qu’est-ce qu’une assistante administrative ?

Jérôme

Bienvenue sur « Écrire et être lu ». Cette semaine, c’est un article un petit peu particulier. C’est une interview, un entretien. C’est vrai que je n’en fais pas très souvent. Et j’ai la chance, l’honneur, le privilège et la fierté… (Rire) de recevoir sur le blog Emilie VARRIER.

Bonjour, Émilie.

Émilie VARRIER

Bonjour, Jérôme. Comment vas-tu ?

Jérôme

Ça va très bien. Merci. Alors Émilie, est-ce que tu peux te présenter s’il te plaît pour tous ceux qui ne te connaissent pas.

Émilie VARRIER

Oui, bien sûr. Alors je suis donc Emilie VARRIER et je suis entrepreneuse. Je suis assistante à distance et fondatrice du site votresoutienadministratif.com. Pour me présenter, je dirais que je suis une passionnée multicasquette ; c’est-à-dire que j’adore la lecture, l’écriture, les tâches administratives, fan de management, mais aussi de roller, de musculation, de navigation et toutes ces activités-là un peu sportives. J’adore aider les autres. Et donc pour allier un peu toutes ces passions, j’ai créé un métier qui me correspond à moi, qui lie l’autoédition, les travaux administratifs et l’entraide, et qui sont donc regroupés sur mon site Internet.

Jérôme

Autoédition, tâches administratives et entraide.

Émilie VARRIER

C’est ça.

Jérôme

Avec du management et de la musculation (Rire).

Emilie VARRIER

(Rire).

Comment se libérer des tâches administratives

Jérôme

Bon, tu as piqué ma curiosité. Alors, explique-nous exactement en quoi consiste ton métier. Comment est-ce que tu arrives à mélanger autoédition et tâches administratives ? Quand on parle autoédition, on n’a pas trop l’habitude de parler tâches administratives. Même si je le dis souvent sur le blog et je le répète : être autoédité, c’est être un entrepreneur. Donc les tâches administratives, elles font forcément partie du package.

Émilie VARRIER

Tout à fait. Les tâches administratives pour moi, elles font partie intégrante de l’activité d’autoédité puisque c’est un peu tout ce qu’on a à faire sur l’ordinateur et tout ce qu’on a à faire derrière la publication du livre. Et donc je me suis spécialisée dans l’assistanat auprès des auteurs autoédités. C’est un sacré mélange puisqu’en fait je travaille depuis chez moi. Tout comme les auteurs. J’ai commencé mon activité en 2018. Et en fait, je soutiens les auteurs dans le sens où tout ce qu’ils n’ont pas envie de faire et qu’ils préfèrent déléguer, je m’en occupe. Tout ce qui peut se faire à distance, et qui n’a pas besoin de leurs propres pattes, je m’en occupe et c’est moi qui le fais.

Jérôme

Donc si je résume un petit peu, donc en gros ce que tu me dis c’est que ce n’est pas toi qui vas écrire le livre à leur place.

Emilie VARRIER

(Rire). Non, tout à fait.

Jérôme

Ça, c’est le rôle de l’auteur. C’est là où justement il va mettre sa patte. Par contre, tu es là pour faire, grosso modo, tout le reste… ou presque ?

Émilie VARRIER

Non, pas tout le reste. Disons que mon activité se centre sur l’administratif ; c’est-à-dire sur tout ce dont ils peuvent avoir besoin. J’ai regroupé ça en cinq types de services.

Comment se libérer des tâches administratives
Image par PIRO4D de Pixabay

1 – La mise en page

Jérôme

Quels sont-ils ?

Émilie VARRIER

Le premier se situe au tout début. L’auteur a écrit son livre. Il a son manuscrit en général, sur Word. Et il veut en faire un livre. Un livre qui lui ressemble. Eh bien là, je peux intervenir dans le sens où je peux mettre en page et en forme le livre. Il y a certains auteurs qui s’en occupent très très bien, ils font ça tout seuls. Mais certains autres, car vraiment Word est un monde à part, ils n’y arrivent pas du tout. Ils mettent des tabulations et des espaces partout (Rire). Ils ne savent pas du tout mettre en page. Et c’est là que j’interviens.

Jérôme

D’accord. La mise en page, la transformation en format e-pub, en format mobile, tout ça, c’est quelque chose que tu peux faire.

Émilie VARRIER

C’est ça. Je peux faire, mais même avant la transformation, tout simplement que le manuscrit ait une allure professionnelle. C’est-à-dire qu’il y en a, ils restent sur page A4 et ils ne savent pas du tout changer les marges ni la taille du fichier, donc ils se retrouvent à charger un fichier, par exemple, sur Amazon ou envoyer à un imprimeur et ça marche pas. Ça ne passe pas.

Donc là on voit bien déjà autoédition administrative en effet. Mettre en page et mettre en forme, c’est purement… c’est vraiment du secrétariat basique. Et finalement les auteurs en ont besoin.

Jérôme

OK.

2 – S’occuper de la publication Amazon

Émilie VARRIER

Le deuxième type de service que j’offre se place après. Ils ont leur manuscrit. Il est mis en page. Il est prêt à être chargé. Et dernièrement, je me suis rendu compte qu’au niveau d’Amazon, ça pose problème. Ils sont bloqués. Soit ils ont peur. Soit ils ne savent pas faire. Soit ils ne veulent pas s’en occuper tout simplement ; c’est-à-dire qu’ils veulent que leurs livres soient sur Amazon, mais ils préféreraient que ce soit quelqu’un d’autre qui se charge de le mettre sur la plateforme. Donc j’offre aussi ce service-là de créer le compte Amazon KDP, de créer le livre, de le paramétrer que ce soit e-book ou broché. Alors souvent, j’ai déjà fait la mise en page et la mise en forme sur le manuscrit, du coup hop ! C’est moi qui charge. Et c’est assez simple. Comme ça ils ont qu’un seul collaborateur pour s’occuper de ça.

Jérôme

D’accord. Donc la mise en ligne. L’attribution d’un numéro ISBN, par exemple, ça, c’est toi aussi qui t’en occupes ?

Émilie VARRIER

Oui. Je peux le faire.

Jérôme

Et donc tout ce qui est le fait de le mettre sur Amazon. Donc le titre, tu l’as déjà. Le pitch, enfin le résumé, la quatrième de couverture, celle qui va apparaître sur Amazon, est-ce que c’est toi qui le rédiges ? Ou est-ce que c’est eux qui te donnent le texte ? Et toi, tu t’occupes juste de le mettre sur Amazon ?

Émilie VARRIER

Non. C’est ça. Après, je peux donner des conseils, des avis, mais je ne suis pas du tout coach. Et je ne maîtrise pas l’algorithme d’Amazon. Je m’y connais, mais c’est à l’auteur de réfléchir à sa stratégie, à ce qu’il veut mettre dedans. Je peux, s’il veut, relire, corriger rapidement l’orthographe. Mais je suis assistante administrative ; c’est-à-dire que je fais à la place cotée administratif. C’est l’auteur qui va écrire, qui va choisir son titre, qui va choisir le prix, la taille de son livre, qui va choisir quand il sort, quelle date ; c’est lui qui réfléchit à tout. Mais, il n’a pas besoin de se connecter sur Amazon KDP. C’est moi qui le fais pour lui.

Jérôme

D’accord. Donc c’est toute la partie dont, en général, très souvent, les auteurs n’ont pas envie de s’occuper. Soit parce qu’ils ne savent pas le faire, soit parce qu’ils trouvent ça rébarbatif.

liberer taches administratives
Image par Gerd Altmann de Pixabay

3 – Gérer les réseaux sociaux

Émilie VARRIER

C’est cela. Ensuite, le livre est publié. Que ce soit imprimé chez un imprimeur ou publié sur Amazon ou d’autres plateformes. À ce moment-là, les auteurs veulent le partager sur les réseaux sociaux. En tout cas, je leur conseille si ce n’est pas fait. Pour l’instant j’entends par réseaux sociaux sur Instagram et sur Facebook. Et c’est pareil.

Je me suis rendu compte avec l’expérience que certains auteurs n’ont même pas de Page auteur sur Facebook. Et ils ne savent pas du tout comment s’en servir. Soit ils n’ont même pas de profil Facebook, soit ils ne savent pas le faire, soit ils n’en ont pas envie. Ils ne veulent pas s’y mettre. Ou alors ils l’ont, mais ils ne le maîtrisent pas. Ils postent un peu par-ci, par-là ce qu’ils ont… ce qui leur passe par la tête. Et donc, là aussi, j’aide.

Je fais un travail d’assistanat dans le sens où, s’ils ont vraiment envie de développer leur communication sur les réseaux sociaux, je les aide en créant la page auteur s’ils n’en ont pas, en la paramétrant ; pareil pour le compte Instagram. Et puis, s’ils se mettent à créer vraiment une stratégie pour leur poste, je vais les aider à la planifier. Comme ça, au lieu eux de perdre un peu leur temps, d’aller sur Facebook et d’aller faire les clics un peu rébarbatifs et un peu embêtants. Ils préféraient faire autre chose. Voilà. Il vaut mieux qu’ils prennent du temps à réfléchir à la stratégie, à ce qu’ils vont poster, au contenu. Et puis ils m’envoient tout ça. Et moi, depuis chez moi, je mets ça sur leur page, sur leur compte Instagram. Et ils n’ont pas à le faire. Tout ce qui est chronophage et gênant, je le fais pour eux.

Jérôme

Donc là alors, autant pour la mise en page, le fait de mettre un livre sur Amazon, je comprends bien comment ça peut se passer. Autant sur les réseaux sociaux, j’ai un petit peu plus de mal. Si on a une page Facebook, il faut quand même être relativement présent dessus. Il faut publier du contenu très très régulièrement, presque tous les jours. Enfin, l’idéal c’est de le faire tous les jours. Même si c’est loin d’être évident. Et j’ai un petit peu de mal à comprendre comment ça fonctionne.

Ils t’envoient le texte qu’ils veulent publier sur Facebook et tu le publies à leur place. Ou est-ce qu’ils te donnent des grandes lignes stratégiques et puis c’est toi qui dis : tel jour, je vais publier ça. Tel jour, je vais publier ça. Et tel jour, je vais publier ça ?

Émilie VARRIER

Alors comment ça marche ? Ça dépend de l’auteur. Ça dépend de ses compétences. Ce qu’il a envie de faire, ce qu’il a envie de me déléguer. Il y a certains auteurs, ils ont tout écrit. Ils font un fichier que ce soit Word ou doc sur… voilà, sur Google. Ils me partagent le fichier texte avec les dates. Ils ont vraiment tout prévu, tout est calé. Et en fait, je n’ai qu’à aller me connecter sur la page et mettre la publication à la date qu’ils me disent. En fait, ça peut paraître étrange, mais il y a des auteurs qui ont vraiment réfléchi à toutes leurs stratégies. Ils préfèrent réfléchir à la stratégie, passer deux heures, concentrés dessus, mais ils n’ont pas envie d’aller sur Facebook et faire ces clics-là. Donc ça, je fais pour eux.

Il y a certains autres auteurs, ils sont un peu perdus. Ils ont vraiment mis n’importe comment. Ils n’ont pas vraiment de stratégie. Donc là, ils se disent : bon, il va falloir faire une stratégie. Donc ça, dans tous les cas, je ne m’en occupe pas. Mais je peux les aider en disant : si tu veux, tu devrais faire ça. Tu devrais poster au moins plusieurs fois par semaine. Donc je veux les aider. Je ne fais pas de coaching. Mais je les aide un petit peu à se lancer. Au moins ils ne sont pas tous seuls pour le faire.

Et encore une fois, c’est à eux d’écrire. Moi, je peux leur dire : écoutes, qu’est-ce que tu veux ? Tu veux écrire trois fois par semaine. Bon voilà, on réfléchit. On va prévoir trois publications par semaine. À toi de les écrire. Et puis moi, je vais aller planifier sur Facebook, charger le contenu, charger l’image qu’ils m’ont donnée.

Jérôme

D’accord. Tu as quand même un rôle de conseil, si j’entends bien.

Émilie VARRIER

Oui. Mais j’y vais un peu délicatement dans le sens où je ne vais pas prendre la place d’une chargée de communication. Il y a vraiment, je pense, des personnes qui sont hautement qualifiées pour ça. Mais dans tous les cas, mon service est vraiment adapté aux auteurs qui ne savent vraiment pas quoi faire ou qui n’ont vraiment pas le temps. En fait, il vaut mieux avoir quelque chose, voilà, de carrée, bien fait et au moins ils ont pas perdu du temps à le faire eux-mêmes plutôt que de ne rien faire du tout. Ou de mettre quelque chose comme ça, une fois par mois, ou comme tu dis : il faut y être vraiment très souvent. Donc moi, je vais faire des posts un peu concrets. Et puis eux, ils vont continuer à poster de leur côté. Je ne prends pas tout en charge. Ils vont faire leurs stories sur Instagram, ou des choses comme ça. Mais au moins…

Jérôme

Les commentaires, par exemple, ça, c’est eux qui continuent de s’en occuper.

Émilie VARRIER

Ah ! Ça, c’est eux.

Jérôme

Mais je comprends ce que tu veux dire. En fait c’est une façon de cadrer un petit peu les choses.

Émilie VARRIER

Oui.

Jérôme

Et puis, ça aussi c’est quelque chose que je dis assez régulièrement, il vaut mieux avoir un début de stratégie que pas de stratégie du tout. Même si tout n’est pas exactement calé et anticipé sur des mois et des mois à l’avance comme le font certains agents de communication, sachant qu’on n’a pas forcément ni les compétences ni le temps. Et puis on n’a pas une équipe derrière nous pour nous conseiller.

Émilie VARRIER

Oui. C’est ça.

Jérôme

Il vaut mieux avoir un début de stratégie, un début de planning même s’il est sûr 15 jours, c’est toujours mieux que de devoir improviser tous les jours. Parce que tous les jours… chaque jour, on n’a pas forcément l’inspiration qui vient pour faire un post sur Facebook ou sur Instagram. Et donc tu parles de Facebook et Instagram. Twitter, Tumbler, Linkedin, tout ça, non. Tu ne fais pas ?

Émilie VARRIER

Pour le moment, non. Tout simplement parce qu’aucun auteur qui ne me l’a demandé. En fait, mes services s’adaptent vraiment la demande, en fonction de ce que veulent les auteurs. Et s’il y a plusieurs auteurs qui commencent à me demander la même chose ou qu’ils ont un besoin, je vais ouvrir le service. C’est pour ça que c’est vraiment adapté. Et pour le moment, ce qu’ils demandent c’est Instagram et Facebook. Mais voilà, comme tu dis, le but c’est vraiment juste d’harmoniser. C’est un lancement. C’est quand ils n’ont vraiment rien ou alors ils ne sont vraiment pas trop contents de ce qu’ils ont fait. Ça les lance. Et après, c’est à eux de jouer si vraiment ils veulent continuer. Sinon il y a des auteurs avec qui je continue. En fin de mois, ils m’envoient toute leur programmation pour le mois suivant. Et puis je m’occupe du post pour le mois.

Jérôme

Ce que j’entends dans les trois premiers points que tu nous as donnés, c’est que tu t’adaptes vraiment à chaque auteur. Il n’y a pas un traitement basique, standard qui est servi à tout le monde. Chaque auteur est différent du coup. Chaque prestation de service est un petit peu différente. C’est ça ?

Émilie VARRIER

C’est très différent. Ce n’est même pas un petit peu.

Alors, j’ai quand même dû mettre des cases. Mettre des groupes de service pour qu’on puisse s’y retrouver, mais vraiment après chaque auteur, voilà, on en discute. Et puis on voit ce qu’il veut, comment il veut. On réadapte et on change.

Jérôme

Oui. Ça dépend de sa personnalité.

Émilie VARRIER

En fait, je dis souvent : un auteur, il a sa plume. Il a son style, son univers. Et c’est pareil avec le service que je vais lui rendre. Je m’adapte à son style, à son univers, à ses compétences, à ce qu’il a envie de faire ou pas. Il y en a, ils sont très « contrôlants ». Ils savent exactement ce qu’ils veulent. Et je ne fais qu’exécuter. Et il y en a d’autres qui sont complètement perdus. Donc les connaissances et l’expérience que j’ai même si je ne suis pas spécialiste dans le graphisme ou dans la communication, mais c’est déjà beaucoup plus que ce qu’ils avaient, eux, à l’origine quand ils étaient tous seuls devant leur écran. Donc ça les aide.

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Image par Pixelkult de Pixabay

4 – Organiser des séances de dédicace

Jérôme

Oui. Bien sûr. Et alors la quatrième prestation ? Raconte-nous.

Émilie VARRIER

La quatrième. Donc en fait on est toujours dans la chronologie. Le livre est publié. Et on parlait sur Facebook, sur les réseaux sociaux. Maintenant, ils veulent vendre leur livre directement auprès des lecteurs, donc ce qui veut dire organiser des séances de dédicace. Ça, c’est un service que je fais très très régulièrement avec la plupart des auteurs en fait. Donc j’organise des séances de dédicace. Ça ne veut pas dire que je vais avec eux mettre leur table et aller mettre leur stylo sur la table. Pas du tout. Ça veut dire que moi, derrière mon écran et depuis chez moi, je vais appeler les libraires qui sont près de chez eux. Donc encore une fois, ça dépend de l’auteur, ça dépend de s’il veut aller loin ou pas. Combien de dédicaces il veut dans le mois. Ou s’il en veut chaque samedi. Ou s’il en veut juste au début, juste comme ça pour lancer son livre. Donc je fais le démarchage à sa place.

Je peux aussi organiser l’inscription d’un Salon. Soit aller chercher les Salons près de l’auteur, près de chez lui, soit tout simplement l’auteur me dit : « Je veux aller m’inscrire à tel Salon, fais-le pour moi ». Comme ça lui, il n’a pas à le faire. Il gagne du temps. Et puis il y a certains auteurs qui me demandent d’organiser des événements spécifiques. J’ai eu un photographe qui a sorti un livre de photo. J’organisais aussi des événements dans des médiathèques et dans… voilà, des expositions photos. Ça dépend un petit peu encore une fois de l’auteur.

Jérôme

D’accord. Alors ça, oui, c’est un service qui doit en intéresser beaucoup, je veux bien le croire, parce que ce n’est pas évident. Déjà il faut faire la liste de tous les libraires qui sont dans la région. Il n’y a aucune base de données. En tout cas, moi, je n’en ai pas trouvé.

Emilie VARRIER

(Rire).

Jérôme

J’ai cherché, je n’en ai pas trouvé. Il n’y a aucune base de données, à part les pages jaunes, mais bon voilà. C’est un petit peu laborieux de faire commune par commune la liste de tous les libraires. Et encore plus quand on est dans une grande ville.

Émilie VARRIER

Oui.

Jérôme

Mais surtout après il faut les appeler. Et quand on connaît l’accueil que font certains libraires aux auteurs autoédités, ce n’est pas forcément quelque chose qu’on fait avec le sourire aux lèvres.

Emilie VARRIER

(Acquiescement). Et tu as bien dit auteurs autoédités.

Jérôme

Oui.

Émilie VARRIER

On dit autoédité, en effet il y a un gros gros changement pour certains libraires.

Jérôme

Voilà, donc si je traduis un petit peu ce que tu nous as dit tout à l’heure : tu essuies les plâtres à la place des auteurs.

Émilie VARRIER

Exactement (Rire).

Émilie VARRIER

Mais bon, ça, ça ne m’impacte pas, voilà qu’on dise qu’un autoédité, ce n’est pas… voilà. Quand je ressens que ce n’est pas forcément accepté, bon, ça me touche plus ou moins. Je me dis : bon allez au suivant. Tant pis pour lui. Et il rate l’occasion d’avoir un super événement dans sa librairie.

Jérôme

Le grand classique : les autoédités, ce ne sont pas des vrais auteurs ?

Émilie VARRIER

Euh… alors, je n’ai jamais entendu, mais ça se comprend très très bien. C’est : « Ah ! Autoédité, non. Non non. Moi, ça ne m’intéresse pas ça ». Ça. Le ça. (Rire).

Jérôme

Ça. Cette « chose ». (Rire).

Émilie VARRIER

Du coup, moi je dis : « Écoutez, je ne travaille qu’avec des autoédités. Ça marche très bien. Ils vendent bien » (Rire). Mais bon.

Jérôme

Ah ! Ouais, tu le vends quand même.

Émilie VARRIER

Oui. Je le vends. Mais en général, de toute façon quand le libraire est fermé, il n’y a rien à faire. Il n’a pas envie, il n’a pas envie. Justement ça serait une perte du temps. Et je pense qu’il vaut mieux, voilà, aller vers les libraires qui sont motivés, qui dès le départ disent : « OK. C’est parti. Envoyez-moi tout ça par mail ». Et puis qui sont vraiment contents. Il y a certains libraires, dès le premier appel, j’appelle, le temps de parler d’un auteur, et ça y est on a déjà calé une date.

Et il y en a d’autres par contre, voilà, c’est un peu plus compliqué. Il faut envoyer cinq, dix mails. Ils sont intéressés, mais ils n’ont pas de temps. Et il y en a d’autres c’est niet, c’est rien du tout.

Jérôme

Tu fais gagner énormément de temps, parce que pour l’avoir fait, je sais qu’on peut facilement passer une journée voire des jours à prendre le téléphone ou même à carrément prendre sa voiture et à aller voir… à faire le tour des libraires pour essayer de se caser et parfois se faire refuser avec un geste dédaigneux.

Émilie VARRIER

Je pense que ce qui prend vraiment le plus de temps, c’est en effet la recherche et le démarchage. Et quand on ne l’a jamais fait, on est un peu gauche, on ne sait pas trop comment se présenter. Alors que bon, là, je suis là l’aise. Je parle du livre et que je parle de l’un ou de l’autre, mon discours est rodé, donc c’est très rapide.

Et c’est aussi du temps, mais pas en un bloc. Le souci, je pense que les auteurs ne peuvent pas dire : machin, moi, je vais travailler à 5 h, à 5 h 30 je suis à la maison et j’appelle pendant deux heures. Non, maintenant, les libraires des fois ferment à certains horaires, et que le libraire va aller en congés, il n’a pas le temps, il pas envie ; « Rappelez-moi demain à 14 h 30 », « Rappelez-moi à 8 h ». Et donc là les auteurs, ils ont leur propre agenda parce qu’ils ne peuvent pas forcément se dire : voilà, il faut que j’appelle là à tel moment. Alors je vais commencer ma journée de travail. Moi, je cale d’appeler tel libraire pour tel auteur. Et je n’ai pas ce stress de : « Il faut que je pense à rappeler » parce que ça fait partie de ma journée de travail.

Jérôme

C’est ça. C’est le temps que tu fais gagner et c’est la charge mentale en moins pour l’auteur qui va faire sa journée de travail, parce que bon… on a tous un travail, parce qu’il faut bien payer le loyer, et additionner tout ça, c’est pas forcément évident. Les journées ne font que 24 heures. Et donc tu es là pour pallier un oubli, un imprévu au fait qu’on n’est pas forcément disponible ou on ne pense pas forcément à appeler à tel jour à telle heure pour pouvoir caser une séance de dédicace.

Émilie VARRIER

Tout à fait.

Comment se libérer des tâches administratives
Image par Ian Wilson de Pixabay

5 – Facturation, site web… et tout le reste

Jérôme

Et alors cette cinquième prestation, le suspense est intenable.

Emilie VARRIER

(Rire) la cinquième c’est un peu tout le reste. Ça va être vraiment un assistanat, du secrétariat… Tout ce que l’auteur n’a pas envie de faire et qui rentre dans mes compétences concernant l’auteur, je vais créer et facturer à sa place. Quand il revient d’une séance de dédicace, il a besoin de facturer. Je peux même appeler le libraire pour demander… pour vérifier les ventes. Je fais la facture, je fais le suivi et les relances. C’est pareil, c’est encore une activité qu’il a plus à se charger.

Et puis, il y a certains auteurs qui ont leur site Internet, qui ont besoin de mettre à jour, par exemple, l’agenda des rencontres. C’est souvent des séances de dédicace. Et voilà, c’est l’agenda préparatif, aller sur la page, changer la date, etc. Voilà, je peux faire ça. Mettre aussi l’article sur le blog. Donc encore une fois, ce n’est pas moi qui écris l’article, bien sûr. Il m’envoie ça en fichier texte et c’est moi qui vais le mettre sur le site Internet. Et puis en fait, toutes tâches administratives… Voilà, l’auteur a une idée stratégie, mais il n’a pas envie d’aller chercher cette info-là, il n’a pas envie d’envoyer tel mail ; il veut aller se renseigner sur telle ou telle activité, il faut envoyer 15 ou 20 mails. C’est moi qui m’en occupe ; c’est un peu en fonction de cas.

Jérôme

D’accord. Donc le cinquième c’est un petit peu le fourre-tout. En fait, tu n’as pas…

Emilie VARRIER

(Rire). Tout à fait, c’est un bon fourre-tout, et il y a pas mal de choses qui s’y mettent.

Jérôme

C’est-à-dire que tu n’as pas vraiment une liste figée de prestations que tu offres aux auteurs. J’ai envie de dire : tu es presque ouverte à toute suggestion. Si demain, il y avait un auteur qui t’appelle et qui te demande de faire un travail qu’on ne t’a jamais demandé avant, tu es disponible et partante pour offrir ce service-là aux auteurs, même si c’est quelque chose qui ne fait pas partie de la liste de tes prestations sur ton site Internet, par exemple.

Émilie VARRIER

C’est ça. Exactement, et c’est pour ça que mes services évoluent constamment parce que justement, chaque mois, j’ai un auteur qui demande quelque chose que je n’avais pas prévu. Et donc chaque mois, il faut que je me réadapte et que je réapprenne et que je me forme et… c’est pour ça aussi c’est un plaisir de les aider et de travailler avec eux.

Comment débuter avec une assistante administrative ?

Jérôme

C’est génial. Alors, explique-nous comment ça fonctionne quand un auteur a un besoin, peu importe ce que c’est, comment il fait ? Il te contacte ? Il va sur ton site ? Il t’envoie un mail ? Il fait… enfin comment ça marche ?

Émilie VARRIER

Alors en effet, en allant sur le site Internet, c’est le plus simple, comme ça les auteurs ont vraiment un aperçu de ce que j’offre. Quel service peut lui correspondre ? Et ensuite, j’ai créé un formulaire qui leur permet, tout en complétant, ça va leur prendre 10-15 minutes en fonction du nombre de réponses qu’ils ont à émettre, d’établir un peu leurs besoins et de me présenter à leur univers, leur situation, ce qu’ils font, où est-ce qu’ils en sont ? Et voir un peu quel service ils pourraient me demander.

Grâce à ce formulaire-là, moi je le reçois. Je vois un peu ce qu’il en est. Je peux aller voir leur univers, leur page Facebook s’ils en ont, etc. Et on organise un entretien téléphonique. Et l’entretien téléphonique, c’est vraiment important. C’est le moment où on fait connaissance, on voit… si le feeling passe, parce que c’est vraiment super important que ça se passe vraiment bien avec l’auteur, qu’on puisse bien communiquer, puisque c’est une collaboration. Je fais à la place, mais tout ce que je fais c’est avec l’auteur. Je ne travaille pas toute seule dans mon coin, donc c’est vraiment important qu’on s’entende bien. Et après cet appel-là, on a mis en place un pont, on voit ce dont l’auteur veut se décharger, ce qu’il veut me déléguer. Je lui envoie un e-mail avec un récap et un devis.

Ensuite, il prend le temps qu’il veut pour me répondre. Parfois, ça prend deux heures, d’autrefois deux mois. Et puis l’auteur revient vers moi, en me disant : « Pour moi, c’est parti » et… et voilà. Je commence mon travail dès qu’il en a besoin. En général, c’est un travail qui se fait sur plusieurs mois. Je suis en collaboration avec les auteurs plusieurs mois, ce n’est pas… Il y a tellement de services, tellement de choses, que ça se fait vraiment à mon heure.

Jérôme

Tu n’as pas beaucoup de demandes ponctuelles. En général, c’est quelque chose qui s’étale sur le temps et puis j’imagine que, comme ils sont contents des prestations, ils te rappellent et ils t’en demandent un petit peu plus.

Émilie VARRIER

Oui, c’est ça. Ils aiment bien, voilà. En fait, c’est à la première collaboration, en général, c’est un peu pour voir ce que ça donne puisque, comme je vous ai dit au début, on n’a pas vraiment l’habitude d’une assistante pour un auteur. Ils ne savent pas trop ce que ça donne, donc ils aiment bien voir comment ça marche et puis, après ils viennent piocher dans les autres services et ils me demandent : est-ce que je peux faire ça, est-ce que je peux faire ça ?

Jérôme

Oui, puis ce n’est pas toujours évident de déléguer. J’avais fait un article sur le sujet. Peut-être que tu l’as vu sur : Comment trouver du temps pour écrire quand on est débordé ?

On a tous des journées de folie qui démarrent à 6 h du matin, qui se termine à 23 h. Et puis, dans tout ça, on a des fois du mal entre le travail, les enfants, la famille à trouver du temps pour écrire ; et toi, tu offres ce service-là, c’est-à-dire que, c’est ce que je disais dans l’article, une des meilleures de se trouver du temps : c’est de déléguer tout ce qu’on n’a pas le temps ou tout ce qu’on n’a pas envie de faire pour pouvoir écrire. Donc, non seulement tu offres des prestations qui vont les aider dans leurs activités d’auteur, mais en plus, tu vas leur permettre de se dégager du temps supplémentaire pour se consacrer à l’écriture.

Émilie VARRIER

Oui, parce que c’est ça, alors que le cœur de leur métier demande de la passion, ils veulent écrire. Après, ils veulent vendre leur livre, mais franchement aller faire la facture du libraire… c’est vraiment ennuyeux.

Jérôme

Alors, tes clients, si j’ai bien compris, ce ne sont pas tous des auteurs à temps plein, il y a ceux qui ont un travail à part à côté, quelque chose d’alimentaire ?

Émilie VARRIER

Tout à fait, d’ailleurs, la plupart des auteurs avec qui je travaille sont autoédités, mais exercent leur profession à côté, comme tu dis pour payer le loyer. Et c’est d’ailleurs pour ça qu’ils manquent de temps, parce qu’un auteur peut-être qui est indépendant a aussi des choses à me confier.

J’ai certains auteurs indépendants qui ont des choses à me confier donc c’est là que la structure est vraiment faite, parce qu’ils ont l’habitude, ils sont rodés, donc là ils me confient les tâches. Mais la plupart des auteurs qui entreront en contact avec moi, qui veulent me confier des tâches, c’est parce qu’ils ont les enfants à s’occuper, ils ont leur vie de famille, ils ont envie de s’investir dans leur activité et dans leur passion, mais ils veulent continuer à vivre pendant ce temps-là.

Comment se libérer des tâches administratives
Image par Myriam Zilles de Pixabay

Une assistante spécialisée « Autoédité »

Jérôme

Alors la question, parce que c’est une question qui nous brûle tous les lèvres : tu t’es spécialisée dans l’aide aux auteurs autoédités. Pourquoi ce choix ?

Émilie VARRIER

Eh bien, tout simplement parce que les auteurs autoédités, ce sont les auteurs qui sont finalement seuls devant leur écran. Ils n’ont personne pour les aider ; ils n’ont personne à côté, ils n’ont personne pour répondre à leurs demandes, à leurs besoins. Et c’est vraiment ce sentiment-là d’être seul face à leur écran qui fait qu’ils ont besoin de quelqu’un pour les soutenir. En fait, j’aime à dire que maintenant, les auteurs autoédités sont en train de construire leur propre petite maison d’édition sur mesure. Chaque auteur qui a vraiment commencé à déléguer, commencé à avoir leur graphique, leur correcteur, leur bêta-lecteur. Et puis à ça, s’ajoute leur assistante maintenant pour faire toutes ces petites tâches qui restent et qu’ils n’ont pas pu confier à d’autres personnes.

Et si à l’origine, je me suis aperçu de ce besoin-là, c’est parce que j’ai travaillé avec Anaïs W. qui est une romancière indépendante. Pour elle, je travaillais en tant qu’assistante, pas du tout spécialisée pour les auteurs. Et j’ai découvert avec elle, qu’en effet, il y a pas mal de besoins là-dedans avec les auteurs qui n’ont pas de maison d’édition. Et donc, j’ai vraiment développé ça parce que c’était en forte demande. Il y a beaucoup d’auteurs qui viennent vers moi pour ça, parce qu’ils sont en demande. Voilà pourquoi je me suis spécialisée.

Jérôme

D’accord. Il y a un besoin qui est clair, qui est croissant, en plus, parce que je pense que les auteurs édités, il y en a de plus en plus, des personnes qui n’ont pas forcément le passif, le background universitaire ou professionnel lié au monde de l’édition ou monde de l’écriture ou aux tâches administratives, et puis, ce sont des auteurs qui ont besoin d’aide parce que c’est vrai que bon, on ne peut pas être excellent en tout. On est très peu nombreux à y arriver. 😉

Emilie VARRIER

(rire) chacun son métier finalement. Je pense que c’est ça, chacun son métier.

Puis je pense aussi, que si je me suis spécialisée avec les auteurs autoédités, c’est parce que j’apprécie vraiment les valeurs de l’autoédition, c’est ça. On a tellement de compétences à mettre en jeu, on apprend tous les jours à développer ses propres compétences, ses formations. C’est pas juste écrire, ça, ça va plus loin. Je trouve ça fascinant.

Jérôme

Je suis absolument et complètement d’accord avec toi. C’est pour ça que j’aime autant ça. C’est pour ça que j’aime autant ce statut d’autoédité. Ce n’est pas : oui, j’aime l’écriture… Je pense que tu vas te reconnaître dans ce que je vais dire. J’aime l’écriture, mais c’est aussi tout ce qu’il y a autour, toute cette bulle multidisciplinaire dans laquelle il faut tremper un peu partout ; il ne faut pas forcément tout savoir, être excellent partout, parce qu’on ne peut pas être excellent partout, ce n’est pas possible. Mais il faut a minima connaître un petit peu dans l’administratif, dans l’écriture évidemment, dans la promotion de son livre, etc.

C’est ce qui rend l’autoédition aussi fascinante, aussi intéressante. Il faut être multidisciplinaire, il ne faut pas avoir peur d’augmenter ses compétences et d’apprendre en permanence. Et bon, j’imagine que toi, tu apprends au contact des autres auteurs et que les auteurs apprennent à ton contact.

(…)

Autoéditée au service des autoédités

Il y a une chose que tu ne dis pas, parce que tu es une cachottière, c’est que si tu connais aussi bien les autoédités, c’est parce que tu es autoéditée toi-même.

Émilie VARRIER

Oui, c’est vrai, je suis romancière aussi. J’ai commencé, en fait, comme ça. C’est comme ça que j’ai rencontré Anaïs W., parce que j’étais romancière dans cet univers d’autoédité, puisque bien sûr, je me suis autoéditée. Et c’est là qu’a commencé toute l’aventure. Je me suis autoéditée et ensuite je me suis rendu compte que mes compétences, que ce soit en tant qu’autoéditée, en tant qu’assistante, qui est mon métier d’origine, je suis assistante manager d’origine, avant, je travaillais dans des entreprises, et donc tout ça cumulé, ça m’a permis de faire mon métier. Donc, en effet, je suis aussi… je fais aussi partie de ce monde des autoédités.

Jérôme

Eh bien, parle-nous de ton monde de l’autoédition. Qu’est-ce qu’on fait vraiment ? Comment il s’appelle ? De quoi il parle ? Vas-y raconte-nous ?

Émilie VARRIER

Alors il s’agit de Romance Optimiste, donc comme tu le vois, j’ai souvent le sourire et donc j’apporte ce sourire-là à mes lecteurs, à mes lectrices, la plupart sont des lectrices. Donc c’est la romance, oui, mais c’est aussi la romance qui a un penchant pour le développement personnel.

Alors, il y en a qui rangerait peut-être ça dans du feel good ; moi, je ne fais pas rire mes lectrices… voilà, je les fais se sentir bien. Mes lectrices se sentent comme dans un cocon. Elles se sentent en sécurité. Elles se sentent bien. Et mon but, c’est un peu de leur faire voir qu’elles ne sont pas seules. Elles ne sont pas seules à avoir peur, à se triturer l’esprit pour rien, ruminer et puis à se bloquer, et… En fait, mes personnages principaux qui sont féminins sont dans la recherche du bonheur et… disons qu’elles sont à la recherche du bonheur, mais ça reste réaliste.

On n’est pas dans une drôle d’histoire bizarre avec le prince charmant non plus, voilà. On est dans la romance réaliste, un peu ce qui pourrait passer pour n’importe qui, n’importe laquelle ou lequel d’entre nous. Et puis, j’y ajoute la touche rêveuse d’homme parfait, puisque c’est quand même ce dont on rêve.

Tout mon univers est assez positif. Voilà, on n’a pas envie de pleurer, on ne se met pas en colère en lisant mes livres ; on se sent vraiment bien. C’est apaisant.

Jérôme

D’accord. Très optimiste. Oui oui très optimiste. Tu peux nous dire comment il s’appelle ?

Émilie VARRIER

Oui, c’est ça, je parle du message, mais finalement j’en oublie les titres. Donc mon premier c’est « Un binôme idéal ». Le deuxième, c’est « Acceptez-moi comme je suis ».

Jérôme

Effectivement, rien que dans le titre, on voit des messages qui sont extrêmement positifs.

Je t’avoue, je ne connaissais pas le concept, mais c’est intéressant si on a envie de se faire une lecture ou voilà de partir sur des émotions positives. C’est vrai, qu’on a tendance à toujours lire des drames ou des histoires avec des séparations ou des morts ou des invasions de zombies ou d’aliens. Si vous voulez changer un peu et vous faire du bien, Essayez-vous à la Romance Optimiste.

Émilie, l’entretien touche à sa fin. Est-ce que tu as un petit mot de fin, un petit message à faire passer à tous les auteurs autoédités qui suivent « Écrire et être lu » et qui regarde là en ce moment.

Émilie VARRIER

Si vous êtes auteur et que vous avez regardé cette vidéo ou lu cet article jusqu’à la fin, déjà bravo ! C’est déjà pas mal d’avoir pris autant de temps pour trouver des solutions pour… voilà pour vous autoédité et trouver la meilleure façon d’autoédité en toute sérénité. Et si vous êtes arrivés jusqu’ici, j’ai quelques conseils de plus à vous donner, c’est en effet de continuer à lire les articles de Jérôme qui sont très très intéressants.

Jérôme

Merci.

Émilie VARRIER

Et qui vous aident, j’en suis certaine. Et si vous voulez travailler avec moi, ou tout au moins, voilà, pour qu’on échange un peu sur votre univers et voir ce qu’on peut faire, ce que je peux faire pour vous, ce que vous pouvez me déléguer, je vous invite à aller du coup sur votresoutienadministratif.com, c’est mon site Internet. Là vous y trouverez tous mes services, tout en détail. Vous trouverez un peu plus d’informations sur moi, sur ce que je fais, et puis ce fameux formulaire à remplir qui va vous aider à savoir ce que vous pouvez déléguer et puis obtenir un entretien avec moi, un entretien téléphonique. Et de là, on pourra certainement commencer à collaborer et puis c’est parti pour l’autoédition.

Jérôme

Merci beaucoup pour cet entretien, pour ce temps, c’était très agréable.

Émilie VARRIER

Merci à toi, Jérôme.

Jérôme

Et puis, à très bientôt, pour organiser mes séances de dédicaces.

Émilie VARRIER

Avec plaisir, à bientôt.

Jérôme

Au revoir.

J’espère que cet entretien vous a plu et que vous en savez plus sur ce métier d’assistante administrative. C’est, selon moi, la voie royale pour se libérer des tâches administratives.

Qu’en avez-vous pensé? Seriez-vous prêt à faire appel aux services d’une assistante comme Émilie? Pour quel genre de service?

N’oubliez pas de me le dire dans les commentaires.


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2 commentaires sur “Comment se libérer des tâches administratives”

  1. ps j ai besoin des services d Emilie pour mise en page et correction finale? mais c est pour mon prochain livre en cours
    mise en vente Amazon du e book( il est deja en vente en broché d un livre ; TRES recemment , mise en vente amazon du 2 eme livre EN broché et ebook ) m expliquer, j ai rien compris les frais amazon ET comment on expédie les livres vendus ( c est ma creatrice site web qui m a fait ces premières démarches )je lui ai demandé aussi le mot passe pour prendre la main niveau rédactionnel ( semaine derniere, pour l instant ne fonctionne pas)
    besoin d Emilie pour demarcher dedicaces,salons livres ( j ai commencé mais compliqué et energivore pour moi etant handicapèe physique)
    mieux gérer ma page d ecrivain Facebook)( existe depuis a peine un an)
    suggestion de mots cles pour mon réferencement de mpon site WEB( si récent)
    BREF LA quasi totale oups un peu peur du tarif devis mais je suis déterminée

    1. Bonjour Véronique, merci pour ton commentaire. En effet je peux t’aider sur ces thématiques ! Je te propose de me contacter afin de me donner tous les détails de ta situation et de tes besoins. Tu peux m’envoyer ta demande en te rendant sur https://votresoutienadministratif.com/ 🙂 Nous pourrons ainsi convenir d’un jour pour faire connaissance par téléphone.
      PS. Côté tarifs, tu peux te faire une idée sur le site aussi !
      À très vite j’espère !
      Emilie

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